V naslednjem blogu je predstavljenih nekaj splošnih nasvetov, ki vam lahko služijo kot smernice pri pisanju e-mailov v angleškem jeziku. Večinoma so navedene razlike v strukturi med formalnim in neformalnim e-mailom (pozdrav, sredina, zaključek) in dopisano, kako je posamezni del splošno zaznan. Naj poudarim, da danes pisanje e-mailov postaja vse bolj nevtralno – ločnica med formalnimi in neformalnimi maili med dopisnikoma postaja vse večja. Pomembno je, da veste, kdo je vaš prejemnik (sodelavec, poslovni partner, stranka, znanec, nekdo, ki ga ne poznate, prijatelj) in kako formalni odnos imate (striktno formalni ali prijateljski) – gre torej za vašo oceno bolj ali manj primernega načina dopisovanja s prejemnikom sporočila.

Recimo, da pišete osebi Amy Smith.

Začetek – pozdrav (kdo je naslovnik?)

Formalni način:

  • Dear Sir or Madam – precej pogost in zelo formalen izraz (ko ne veste s kom komunicirate)
  • To whom it may concern – deluje hladno
  • Greetings – manj strog izraz, ko ne veste s kom komunicirate/Good afternoon/evening/morning (bodite pozorni na časovni pas prejemnika)
  • Dear Mr/Mrs/Ms Smith
  • Hi Ms Smith/Dear Amy (manj formalno, a še vedno profesionalno) vs Dear Amy Smith (precej formalno, se ne priporoča)
  • Naslovitev skupine ljudi: Hi everyone/Dear All ali Dear all (“all” je lahko zapisan z malo ali veliko prvo črko) vs Hi folks/guys – neprimerno

Neformalni način:

  • Hey/Hi Amy (brez klicaja, a če ga morate uporabiti, naj bo samo en)
  • Pozdrav v kontekstu (priporočljiv začetek, če osebo poznate): It was great to meet you at the conference, I hope you enjoyed the rest of the evening/How did the presentation last week go?
  • Zahvalite se osebi: Thank you for contacting X company/Thank you for your prompt reply/Thanks for getting back to me

Ton in stil pisanja e-mailov morata biti prilagojena prejemniku sporočila in pričakovanjem industrije (področju v katerem posameznik dela).

Vsebina (zakaj pišem, kaj želim sporočiti)

Sporočilo naj bo kratko in preprosto, priporočljivo je največ 5 povedi/e-mail (če je le mogoče), ki zadevajo samo eno stvar. Priporočljivo je, da ne vključimo preveč terminov (razen, če veste, da prejemnik področje, o katerem pišete, pozna). Vključimo tudi razlog za pisanje.

Formalno: I wondered if you could help me with …/ Would you be willing to …

Neformalno: I’m emailing to ask you about …

Včasih, ko najdete izziv v tem kako začeti z vsebino, si predstavljajte kaj bi rekli, če bi prejemniku o zadevi govorili v živo – priporočljivo je torej, da mail zveni kot da se z osebo pogovarjate v živo, čim bolj naravno.

Poziv k ukrepu, pred koncem e-maila

Could you send me the document by Friday?/Could you have a look at the report and provide your feedback?

Let me know if that’s OK with you/if you have any questions.

Zaključek

Formalni:

  • Best/Kind Regards/Thank you (zahvalo v tem primeru nekateri dojemajo kot formalni način, drugi kot neformalni; zahvala je primerna in učinkovita takrat, ko je prejemnik že nekaj storil za nas in bi za to radi izrazili zahvalo)
  • Yours faithfully/sincerely (precej formalno)
  • Looking forward to hearing from you/seeing you – dolgo in precej formalno

 Neformalni

  • Bye/Best/Best wishes (za nekatere tudi kot formalni zaključek)/Take care, [vaše ime] – za ljudi, ki jih zelo dobro poznate

Še par dodatnih nasvetov:

  • Dobro je, da se izognemo velikim črkam – izgleda, kot da na osebo kričimo
  • Dolgo spletno povezavo skrajšamo (na https://www.shorturl.at) ali jo vstavimo v besedo/besedno zvezo na katero se nanaša
  • Ko osebi, ki je ne poznate pišete prvič, uporabimo formalne izraze (so izraz spoštovanja in vljudnosti)
  • Preden e-mail pošljemo, ga še enkrat pregledamo (vljudnost, slovnične napake, ločila, jasnost vsebine)

Happy writing!